Typická situace: firma pár let jede v krabicovém systému, přibude zakázek, lidí nebo poboček a najednou se půlka práce dělá v Excelu vedle. Nabízí se dvě reakce. Buď „potřebujeme vlastní aplikaci", nebo „to bude stát miliony, radši to vydržíme". Obě přeskakují otázku, na které rozhodnutí doopravdy stojí.
Rovnou na stůl: Softero software na míru vyvíjí, takže máme na odpovědi zájem. Proto tenhle text říká i to, kdy na vývoj peníze nedávat.
Výhoda, nebo zvyk
Každá firma má procesy, které dělá „po svém". Jen část z nich je ale po svém z dobrého důvodu.
Proces je konkurenční výhoda, když kvůli němu zákazníci přicházejí nebo zůstávají. Dopravce, který zákazníkovi umí do hodiny říct, kde přesně je jeho zásilka a kdy dorazí, protože si dispečink postavil po svém. Stavební firma, která díky vlastnímu způsobu rozpočtování odevzdává nabídky o týden dřív než ostatní. Když byste ten proces ořezali na to, co umí krabice, zákazník by si toho všiml.
Proces je zvyk, když ho děláte jinak jen proto, že se to tak kdysi zavedlo. Schvalování faktur přes tři podpisy, vlastní číslování zakázek, formulář, který „vždycky vypadal takhle". Zákazník o tom neví a bylo by mu to jedno.
Za zvyk se platí dvakrát. Jednou za vývoj, který ho zakonzervuje, a podruhé za údržbu, která ho drží naživu. Přitom by stačilo přizpůsobit se systému, který už existuje a který za vás udržuje někdo jiný.
Kdy je hotové řešení správná odpověď
Častěji, než by se dodavateli vývoje líbilo. Hotové řešení vyhrává hlavně tam, kde:
- Proces je pro všechny stejný a určuje ho zákon. Účetnictví, mzdy, DPH, evidence docházky. Pravidla se mění podle legislativy a dodavatel krabice je mění za vás pro tisíce zákazníků najednou. Platit si totéž sám nedává smysl.
- Nepotřebujete nic, co trh nenabízí. Pokud vám k dokonalosti chybí dvě sestavy a jedno pole, řešením je nastavení nebo doplněk, ne nový systém.
- Potřebujete to hned. Hotový systém naběhne za dny až týdny. Vlastní vývoj trvá měsíce a první verze nikdy neumí všechno.
- Nemáte kdo by vývoj vlastnil. Software na míru potřebuje na straně firmy člověka, který rozhoduje o prioritách. Bez něj se z projektu stane nekonečný seznam přání.
Náš odhad je, že zhruba v polovině situací, kdy firmu napadne vlastní vývoj, platí aspoň jeden z těch bodů. A tehdy je poctivá odpověď hotový produkt.
Kdy se vyplatí vlastní vývoj
Opačná strana je stejně jasná, jen se o ní méně mluví, protože je těžší ji spočítat.
- Proces je důvod, proč vás zákazníci volí. Viz test výš. Tady by vás krabice srovnala s průměrem trhu.
- Kombinace, kterou nikdo neprodává. Obor, velikost a způsob práce, pro které neexistuje produkt. Typicky úzké specializace, kde dodavatelé hotových systémů nemají dost zákazníků, aby se jim to vyplatilo vyvinout.
- Systémy, které spolu nemluví. Když se mezi účetnictvím, skladem a CRM přepisují data ručně, problém často není ani jeden z nich, ale chybějící propojení.
- Licence rostou s firmou rychleji než užitek. Platba za uživatele je u deseti lidí levná, u sto padesáti už je to jiná rovnice, zvlášť když polovina z nich systém jen čte.
- Potřebujete mít data a logiku pod kontrolou. Regulace, citlivá data nebo prostě to, že na systému stojí celý byznys a nechcete být závislí na cenové politice jednoho dodavatele.
Žádný z těch důvodů není „hotové řešení je drahé". Cena je výsledek rozhodnutí, ne jeho důvod.
Třetí cesta: hotové jádro, vlastní nástavba
Rozhodnutí nemusí být buď, anebo. Často nakonec vyjde kombinace: standardní věci v hotovém systému, a na míru jen to, co vás odlišuje.
V praxi to bývá jedno z tohohle:
- Propojení hotových systémů přes jejich API, aby data tekla sama a nikdo je nepřepisoval.
- Nástavba pro jednu skupinu uživatelů, třeba mobilní aplikace pro techniky v terénu nad stávajícím informačním systémem.
- Vlastní jádro, hotové okolí. Specifický proces běží ve vlastní aplikaci, fakturace a účetnictví zůstávají v krabici.
Tahle cesta bývá nejlevnější i nejrychlejší, protože se vyvíjí jen to, co nikde koupit nejde. Podmínkou je, že hotové systémy mají slušné API. Ověřte si to dřív, než si nějaký vyberete.
Co doopravdy porovnáváte
Nejčastější chyba v rozhodování je porovnat roční licenci krabice s jednorázovou cenou vývoje. To jsou dvě různé věci.
Do ceny hotového řešení patří licence, implementace a nastavení, školení, placené doplňky a čas lidí na obcházení toho, co systém neumí. Ta poslední položka se v rozpočtu neobjeví, ale bývá největší.
Do ceny vlastního vývoje patří samotný vývoj, hosting, a hlavně provoz po spuštění: opravy, úpravy podle toho, jak se firma mění, aktualizace knihoven a bezpečnost.
Porovnávat má smysl celkové náklady za několik let, ne první fakturu. A u vlastního vývoje i to, co vám přinese, ne jen co stojí.
Komu software patří
Tady je mezi oběma cestami rozdíl, který se v nabídkách snadno přehlédne.
U hotového řešení si pronajímáte licenci. Software patří dodavateli, a když přestanete platit, přestanete ho používat. Podstatné proto je, jestli z něj umíte svoje data dostat ve formátu, se kterým jde pracovat dál.
U software vytvořeného na objednávku pamatuje autorský zákon (č. 121/2000 Sb., § 58 odst. 7) na specifické pravidlo: počítačový program vytvořený na objednávku se považuje za zaměstnanecké dílo a objednatel se považuje za zaměstnavatele. Majetková práva k němu tedy vykonává objednatel. Neplatí to ale automaticky pro všechno, co dodavatel do projektu přinese hotové, třeba vlastní knihovny nebo platformu, nad kterou staví.
Jak to rozhodnout za odpoledne
Než oslovíte dodavatele krabic i vývojáře, sedněte si s lidmi, kteří proces dělají, a projděte těchto pět otázek:
- Které tři procesy chcete systémem podpořit? Ne všechny, jen ty, které bolí nejvíc.
- Je některý z nich důvodem, proč vás zákazníci volí? Pokud ani jeden, začněte hledat hotové řešení.
- Existuje produkt, který umí aspoň 80 % a zbytek doplníte nastavením nebo propojením? Pokud ano, je to nejspíš vaše odpověď.
- Kdo u vás bude systém vlastnit a rozhodovat o něm? Bez takového člověka nedávejte peníze do vývoje.
- Kolik vás dnes stojí obcházení? Hodiny týdně v Excelu, chyby z ručního přepisování, zakázky, které nestihnete. To je částka, se kterou porovnáváte.
Pokud vám vyjde, že výhodu máte a krabice ji neunese, nemusíte hned objednávat celý systém. Levnější první krok je klikací prototyp, na kterém si ověříte, jestli to, co máte v hlavě, funguje i na obrazovce. Jak vývoj na míru u nás probíhá, je popsané na stránce vývoj softwaru na míru. A pokud je vaše bolest hlavně v práci se zákazníky, podívejte se i na CRM na míru.
Časté otázky
Je software na míru vždycky dražší než hotové řešení?
Na začátku skoro vždy ano. Za několik let se to může obrátit, když licence rostou s počtem uživatelů nebo když lidé tráví hodiny obcházením toho, co hotový systém neumí. Porovnávat je potřeba celkové náklady, ne první fakturu.
Kdy je lepší koupit hotové řešení?
Když je proces pro všechny firmy stejný nebo ho určuje zákon, třeba účetnictví, mzdy a docházka. Dále když potřebujete systém hned, nebo když na trhu existuje produkt, který pokryje většinu potřeb a zbytek doplníte nastavením.
Komu patří software vyvinutý na zakázku?
Podle paragrafu 58 odstavce 7 autorského zákona se počítačový program vytvořený na objednávku považuje za zaměstnanecké dílo a majetková práva vykonává objednatel. Netýká se to ale částí, které dodavatel přinese hotové. Rozsah práv a předání zdrojového kódu je proto dobré výslovně upravit ve smlouvě.
Dá se hotové řešení kombinovat s vývojem na míru?
Ano a často je to nejlevnější cesta. Standardní agenda zůstane v hotovém systému a na míru se vyvine jen propojení nebo nástavba pro proces, který firmu odlišuje.
