V nabídkách dodavatelů i v článcích o spisové službě se pravidelně objevují dvě data a dvě povinnosti, které se slévají do jedné věty: „od roku 2027 musíte mít atestovanou elektronickou spisovou službu". Pro ministerstvo je ta věta zhruba pravdivá. Pro základní školu nebo obec se dvěma sty obyvateli ne.
Tenhle text není výklad zákona. Je to rozcestník: pomůže vám zjistit, která ze dvou povinností se týká právě vás, a pošle vás do článku, kde je to rozepsané podrobně. Softero Spisová službaSoubor postupů a nástrojů, kterými instituce eviduje, vyřizuje, ukládá a vyřazuje dokumenty po celou dobu jejich životního cyklu.Celá definice → nedodává ani neatestuje, takže z vaší volby nic nemá.
Co je elektronická spisová služba a co atestovaný systém
Elektronická spisová služba je způsob, jak instituce zachází s dokumenty. Každý doručený nebo vytvořený dokument dostane identifikátor, zapíše se do elektronické evidence, vyřídí se, uloží do spisovny a po skartační lhůtě projde skartačním řízením. Celou tu cestu zaznamenává elektronický systém spisové služby, zkráceně eSSL.
Atestovaný systém je eSSL, u kterého Atestace spisové službyÚřední potvrzení, že elektronický systém spisové služby splňuje zákon o archivnictví a Národní standard. Uděluje ji Česká agentura pro standardizaci.Celá definice → potvrdila, že splňuje archivní zákon, prováděcí vyhlášku a Národní standard. Atest vydává Česká agentura pro standardizaci, a to produktu, ne konkrétní instalaci.
Elektronicky tedy můžete vést spisovou službu i v systému bez atestu, pokud vás zákon k atestu nezavazuje. A naopak: atestovaný systém nikomu nepomůže, když v něm dokumenty dál vedete jako papírový deník přepsaný do počítače.
Dvě povinnosti vedle sebe
| Vést spisovou službu elektronicky | Používat atestovaný systém | |
|---|---|---|
| Koho se týká | Veřejnoprávní původce: úřady, kraje, obce, školy a další, pokud zvláštní povaha jejich působnosti nevyžaduje papír | Úřady, kraje, Prahu, obce s pověřeným, stavebním nebo matričním úřadem a další určené původce |
| Kdo má výjimku | Mateřské školy a některá školská zařízení podle výkladu MŠMT | Školy, obce bez pověřeného, stavebního či matričního úřadu a jejich organizace a příspěvkové organizace |
| Platný zákon | od 1. 1. 2027 | od 1. 1. 2027 |
| Novela schválená Sněmovnou | přechodné období do 31. 12. 2028 | přechodné období do 31. 12. 2028 |
| Ustanovení | § 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. | § 63 odst. 3 a nově odst. 4 až 6 téhož zákona |
Tabulka ukazuje to podstatné. Termíny obou povinností jsou dnes stejné a novela je posouvá společně. Liší se okruh lidí, kterých se týkají. Elektronické vedení je široká povinnost, atest úzká.
Kde se vzala dvě různá data
Kdo o spisové službě četl během roku 2026, mohl narazit na tři různé termíny: 2027, 2029 a 2030. Všechny mají svůj původ.
2027 je termín v platném zákoně. Od 1. ledna 2027 se mají použít ustanovení, která ukládají vést spisovou službu elektronicky a používat atestovaný systém.
2029 a 2030 pocházejí z poslaneckého návrhu, který se do Sněmovny dostal v květnu 2026 jako sněmovní tisk 187. Ten původně odsouval jen atestaci, a to na 1. ledna 2029 pro ústřední správní úřady a na 1. ledna 2030 pro ostatní. Elektronické vedení ve školách neřešil vůbec.
Konec roku 2028 je termín ze znění, které Sněmovna schválila 11. září 2026 po pozměňovacích návrzích. Rozdělení na dva roky zmizelo. Místo něj dostávají určení původci i školy a obce přechodné období do 31. prosince 2028, během kterého mají výkon spisové služby uvést do souladu se zákonem. Ministerstvo školství to pro školy shrnuje tak, že povinnost vést spisovou službu elektronicky se má posunout na 1. ledna 2029.
Proto se dnes v textech na internetu potkávají údaje, které si odporují. Starší články popisují původní návrh, novější schválené znění a stránky některých institucí pořád platný zákon.
Jedna věc ze schváleného znění stojí za pozornost i tomu, kdo s přechodem nespěchá. Původce, který už dnes vede spisovou službu elektronicky, i když by zatím mohl na papíře, má podle novely v elektronické podobě pokračovat. Odklad tedy neznamená, že se můžete vrátit k podacímu deníku.
Zákaz, který míří na dodavatele
Třetí datum, které se do debaty plete, je 1. červenec 2025. Od něj se zakazuje nabízet nebo dodávat veřejnoprávním původcům systém bez atestu. Tahle povinnost dopadá na dodavatele, ne na úřad nebo školu, a už platí.
I ona má ale výjimky. Platný zákon z ní vyjímá obce bez pověřeného, stavebního či matričního úřadu, jejich organizace a školy. Dodavatel tedy škole neatestovaný systém nabízet smí. Kdo vám tvrdí opak, plete si zákaz nabízet s povinností používat.
Kterou z povinností máte vy
Škola. Musíte vést spisovou službu elektronicky, atest nepotřebujete. Podle platného zákona od 1. ledna 2027, podle schváleného znění novely do konce roku 2028. Mateřské školy a některá zařízení podle výkladu ministerstva pod povinnost nespadají vůbec. Podrobně, včetně toho, co udělat dřív než nákup, to rozebírá článek Elektronická spisová služba pro školy.
Malá obec bez pověřeného, stavebního nebo matričního úřadu. Platí pro vás totéž co pro školu: elektronické vedení ano, atest ne. Totéž se týká příspěvkových organizací, které taková obec zřídila.
Úřad, kraj, obec s rozšířenou agendou. Týkají se vás obě povinnosti a vybíráte jen mezi atestovanými systémy. Kolik jich je a co znamená odklad, popisuje článek Atestace spisové služby.
Dodavatel. Zákaz nabízet neatestovaný systém určeným původcům platí od července 2025 a schválené znění novely ho drží i v přechodném období. Pro školy a malé obce platí výjimka.
Proč na tom rozdílu záleží
Záměna obou povinností nevede k porušení zákona. Vede k nákupu, který jste teď dělat nemuseli. Škola, která si vyloží „od roku 2027 atestovaný systém" doslova, vybírá z pěti produktů stavěných hlavně pro úřady. Přitom by jí stačil jednodušší systém, který umí doložit cestu dokumentu od doručení po skartaci.
Opačná chyba je stejně drahá, jen se projeví později. Úřad, který si přečte jen o odkladu elektronického vedení a přehlédne, že atest se ho týká, koupí systém, který bude za dva roky měnit.
Kde si ověřit aktuální stav
Návrh novely se během letošního projednávání podstatně změnil a ještě není hotovo. Než postavíte rozhodnutí na kterémkoli článku včetně tohohle, podívejte se na tři místa:
- Sněmovní tisk 187 na psp.cz a senátní tisk 288 na senat.cz. Řeknou vám, jestli je novela pořád návrh, nebo už zákon.
- Přehled vydaných atestů na webu Agentury ČAS. Jediný autoritativní seznam, k 20. říjnu v něm je pět položek.
- Státní oblastní archiv nebo zřizovatel. U nejasných případů, třeba když je mateřská škola součástí základní školy, je jeden dotaz levnější než chybný nákup.
Časté otázky
Je elektronická spisová služba totéž co atestovaný systém?
Není. Elektronická spisová služba je způsob vedení evidence dokumentů v elektronickém systému. Atestovaný systém je produkt, kterému Česká agentura pro standardizaci potvrdila, že splňuje zákon a Národní standard. Elektronicky musí spisovou službu vést skoro všichni veřejnoprávní původci, atestovaný systém jen část z nich.
Potřebuje škola atestovaný systém spisové služby?
Nepotřebuje. Školy mají z povinnosti atestu výjimku v platném zákoně i ve znění novely, které schválila Sněmovna. Spisovou službu ale vést elektronicky musí.
Od kdy se musí spisová služba vést elektronicky?
Podle platného zákona od 1. ledna 2027. Sněmovna 11. září 2026 schválila novelu, která dává přechodné období do 31. prosince 2028. Dokud novela neprojde Senátem a nevyjde ve Sbírce zákonů, platí původní termín.
Platí ještě odklad atestace na roky 2029 a 2030?
To byl původní návrh z května 2026. Sněmovna ho změnila a schválené znění dává všem přechodné období do konce roku 2028. Ani to ale zatím není zákon.
Kolik systémů má atest spisové služby?
K 20. říjnu 2026 pět: GINIS, e-spis, ELDAx eSSL, MIT ERMS a Spisová služba od GEOVAPu, která atest získala 6. října 2026. Aktuální přehled vede Česká agentura pro standardizaci.
