Ředitelům chodí od jara nabídky, které začínají slovy „od ledna 2027 musíte". Většina z nich je věcně v pořádku. Málokterá ale řekne, komu ta povinnost nevzniká, a skoro žádná neoddělí dvě věci, které se jmenují podobně a platí každá jinak.
Tenhle text je pokus napsat to bez prodejního záměru. Softero spisovou službu nedodává, takže nemáme co nabídnout kromě zorientování.
Koho se termín týká a koho ne
Povinnost vést Spisová službaSoubor postupů a nástrojů, kterými instituce eviduje, vyřizuje, ukládá a vyřazuje dokumenty po celou dobu jejich životního cyklu.Celá definice → výhradně elektronicky začíná 1. ledna 2027. Míří na školy jako veřejnoprávní původce podle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě.
Ten termín se ale nejspíš posune. Poslanecká sněmovna 11. září 2026 schválila novelu (sněmovní tisk 187), která původcům včetně škol dává na uvedení spisové služby do souladu se zákonem čas do 31. prosince 2028. Ministerstvo školství to shrnuje tak, že povinnost vést spisovou službu elektronicky se má posunout na 1. ledna 2029. Novelu ještě musí projednat Senát, podepsat prezident a vyhlásit Sbírka. Do té doby platí 1. leden 2027. Pozor ještě na jedno: škola, která už dnes vede spisovou službu elektronicky, má podle schváleného znění v elektronické podobě pokračovat.
Podstatná je ale druhá půlka věty, kterou většina nabídek vynechá. Ministerstvo školství výslovně uvádí, že z povinnosti jsou vyňaty:
- mateřské školy,
- výchovná a ubytovací zařízení,
- zařízení školního stravování.
V praxi to znamená, že samostatná mateřinka, domov mládeže ani školní jídelna s vlastním právním subjektem kvůli tomuhle termínu nic pořizovat nemusí. Zůstávají jim povinnosti, které měly dosud, jen jim nevzniká ta nová.
Tam, kde je mateřská škola součástí právního subjektu se základní školou, se povinnost odvíjí od toho subjektu jako celku. To je nejčastější případ, kdy se ředitelé ptají, jestli jsou uvnitř, nebo venku, a odpověď zní, že rozhoduje zřizovací listina, ne cedule na budově.
Co „vést elektronicky" vlastně obnáší
Elektronické vedení neznamená mít dokumenty jako soubory na disku. Znamená, že celý životní cyklus dokumentu běží v systému, který o něm vede průkaznou evidenci. Ten cyklus má pět kroků:
- Doručení datovou schránkou, e-mailem nebo papírem
- Evidence pod číslem jednacím
- Vyřízení, tedy podpis a odeslání
- Spisovna, kde dokument čeká skartační lhůtu
- Skartační řízení a předání do archivu
Škola tedy musí umět doložit, kdy dokument přišel, pod jakým číslem jednacím ho zaevidovala, kdo ho vyřídil a kdy, kam se uložil a co se s ním stalo po uplynutí skartační lhůty. Kontrola se neptá, jaký máte software. Ptá se, jestli tu cestu dokážete doložit.
Zkušenost z jiných organizací říká, že první dva kroky zvládne skoro každý. Na spisovně a na skartačním řízení se chybuje nejčastěji, protože to jsou činnosti, které přijdou na řadu za několik let a v mezičase na ně nikdo nemyslí.
Dvě povinnosti, které se pletou
Tohle je místo, kde vzniká nejvíc zmatku, a stojí za to ho oddělit natvrdo.
Vést spisovou službu elektronicky je povinnost školy. Podle platného zákona začíná 1. ledna 2027, podle novely schválené Sněmovnou 1. ledna 2029.
Používat atestovaný systém je jiná povinnost a míří na úřady, kraje a obce s pověřeným, stavebním nebo matričním úřadem. Školy z ní mají výjimku přímo v § 63 odst. 3 archivního zákona. Schválené znění novely ji zachovává, a školy podle něj nemusí splňovat ani Národní standard.
Atestace spisové službyÚřední potvrzení, že elektronický systém spisové služby splňuje zákon o archivnictví a Národní standard. Uděluje ji Česká agentura pro standardizaci.Celá definice → mají k říjnu 2026 pět systémů: GINIS od Gordicu, e-spis od ICZ, ELDAx od Seyforu, MIT ERMS a Spisová služba od GEOVAPu. Pro školu z toho plyne praktický závěr. Atestace je signál kvality, ale hnát se za ní jako za podmínkou znamená vybírat z produktů stavěných hlavně pro úřady tam, kde to zákon školám neukládá.
V září jsme tady psali, že se v otázce atestu u škol veřejné zdroje rozcházejí. Zákon je přitom jednoznačný a výjimku pro školy obsahuje. Rozcházejí se jen texty, které ho popisují. Nejasné případy, třeba mateřskou školu v jednom subjektu se základní, si ověřte u zřizovatele nebo u příslušného státního oblastního archivu.
Co udělat dřív než nákup
Pořadí, ve kterém to školy dělají, bývá obrácené. Nejdřív se vybere systém, pak se zjistí, že chybí to, co se do něj mělo nastavit.
- Zjistěte, jestli se vás povinnost týká. Rozhoduje právní subjektivita, ne typ zařízení na první pohled.
- Projděte spisový a skartační řád. Musí odpovídat tomu, co škola doopravdy dělá, a ne tomu, co se opsalo před deseti lety. Tohle je nejvíc práce z celého seznamu.
- Vyjasněte si role. Kdo eviduje, kdo vyřizuje, kdo předává do spisovny. V malé škole to bývá jeden člověk, a i tak to má být napsané.
- Vyřešte datovou schránku a podatelnu. Většina dokumentů chodí odtud a ruční přepisování do systému je první místo, kde evidence začne kulhat.
- Teprve pak vybírejte systém. S hotovým spisovým řádem v ruce se dodavatelů ptáte úplně jinak.
- Počítejte se zaškolením. Systém obsluhuje sekretariát nebo vedení, ne IT oddělení, které škola nemá.
Metodickou podporu k tomu dává Střední článek podpory ministerstva školství, který na to v roce 2026 pořádal školení po krajích. Dotazy berou na adrese stredniclanek@msmt.gov.cz a je to levnější první krok než konzultace u dodavatele.
Kolik času na to zbývá
Podle platného zákona zbývají do 1. ledna 2027 necelé tři měsíce. Pokud novela projde, přibudou dva roky. Na nákup softwaru stačí obojí. Na revizi spisového řádu, dohodu se zřizovatelem a zaškolení lidí, kteří mají na starosti i všechno ostatní, je odklad vítaná rezerva, ne důvod začít až v roce 2028.
Pokud tedy patříte mezi školy, kterých se to týká, nejlevnější krok je udělat hned teď bod jedna a dva z předchozího seznamu. Oba jsou zadarmo a oba určí, jak drahý bude zbytek.
Časté otázky
Týká se povinnost mateřských škol?
Netýká. Ministerstvo školství uvádí mateřské školy mezi zařízeními, která jsou z povinnosti vyňata, spolu s výchovnými a ubytovacími zařízeními a zařízeními školního stravování.
Musí mít škola od ledna 2027 atestovaný systém?
Nemusí. Povinnost vést spisovou službu elektronicky a povinnost používat atestovaný systém jsou dvě různé věci. Školy mají z povinnosti atestu výjimku přímo v zákoně a zůstává jim i ve znění novely, které schválila Sněmovna.
Stačí ukládat dokumenty do sdílené složky?
Nestačí. Systém musí vést průkaznou evidenci celé cesty dokumentu od doručení přes číslo jednací a vyřízení až po skartační řízení. Soubory na disku tohle nedoloží.
Co je na přechodu nejnáročnější?
Spisový a skartační řád a to, co se s dokumentem děje po vyřízení. Nákup softwaru bývá ta snazší část.
