Ředitelům chodí od jara nabídky, které začínají slovy „od ledna 2027 musíte". Většina z nich je věcně v pořádku. Málokterá ale řekne, komu ta povinnost nevzniká, a skoro žádná neoddělí dvě věci, které se jmenují podobně a platí každá jinak.
Tenhle text je pokus napsat to bez prodejního záměru. Softero spisovou službu nedodává, takže nemáme co nabídnout kromě zorientování.
Koho se termín týká a koho ne
Povinnost vést Spisová službaSoubor postupů a nástrojů, kterými instituce eviduje, vyřizuje, ukládá a vyřazuje dokumenty po celou dobu jejich životního cyklu.Celá definice → výhradně elektronicky začíná 1. ledna 2027. Míří na školy jako veřejnoprávní původce podle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě.
Podstatná je ale druhá půlka věty, kterou většina nabídek vynechá. Ministerstvo školství výslovně uvádí, že z povinnosti jsou vyňaty:
- mateřské školy,
- výchovná a ubytovací zařízení,
- zařízení školního stravování.
V praxi to znamená, že samostatná mateřinka, domov mládeže ani školní jídelna s vlastním právním subjektem kvůli tomuhle termínu nic pořizovat nemusí. Zůstávají jim povinnosti, které měly dosud, jen jim nevzniká ta nová.
Tam, kde je mateřská škola součástí právního subjektu se základní školou, se povinnost odvíjí od toho subjektu jako celku. To je nejčastější případ, kdy se ředitelé ptají, jestli jsou uvnitř, nebo venku, a odpověď zní, že rozhoduje zřizovací listina, ne cedule na budově.
Co „vést elektronicky" vlastně obnáší
Elektronické vedení neznamená mít dokumenty jako soubory na disku. Znamená, že celý životní cyklus dokumentu běží v systému, který o něm vede průkaznou evidenci. Ten cyklus má pět kroků:
- Doručení datovou schránkou, e-mailem nebo papírem
- Evidence pod číslem jednacím
- Vyřízení, tedy podpis a odeslání
- Spisovna, kde dokument čeká skartační lhůtu
- Skartační řízení a předání do archivu
Škola tedy musí umět doložit, kdy dokument přišel, pod jakým číslem jednacím ho zaevidovala, kdo ho vyřídil a kdy, kam se uložil a co se s ním stalo po uplynutí skartační lhůty. Kontrola se neptá, jaký máte software. Ptá se, jestli tu cestu dokážete doložit.
Zkušenost z jiných organizací říká, že první dva kroky zvládne skoro každý. Na spisovně a na skartačním řízení se chybuje nejčastěji, protože to jsou činnosti, které přijdou na řadu za několik let a v mezičase na ně nikdo nemyslí.
Dvě povinnosti, které se pletou
Tohle je místo, kde vzniká nejvíc zmatku, a stojí za to ho oddělit natvrdo.
Vést spisovou službu elektronicky je povinnost školy a začíná 1. ledna 2027.
Používat atestovaný systém je jiná povinnost a míří primárně na úřady. Její termín se má posunout na 1. leden 2029 pro ústřední správní úřady a na 1. leden 2030 pro ostatní. Vláda k tomu v květnu 2026 zaujala souhlasné stanovisko, jenže návrh od června leží ve výboru pro veřejnou správu kvůli pozměňovacím návrhům. Do schválení Sněmovnou tedy jde o záměr, ne o platné právo.
Důvod odkladu je prozaický a pro školu poučný zároveň. Atestace spisové službyÚřední potvrzení, že elektronický systém spisové služby splňuje zákon o archivnictví a Národní standard. Uděluje ji Česká agentura pro standardizaci.Celá definice → mají zatím čtyři systémy: GINIS od Gordicu, e-spis od ICZ, ELDAx od Seyforu a MIT ERMS. Stát povinnost odsouvá proto, že trh zatím nenabízí dost prověřených řešení, aby si je mohly tisíce organizací naráz pořídit.
Pro školu z toho plyne praktický závěr. Atestace je dobrý signál kvality, ale hnát se za ní jako za podmínkou k 1. lednu 2027 znamená vybírat ze čtyř produktů tam, kde to zákon školám zatím neukládá.
Poctivě dodáváme, že v tomhle bodě se veřejné zdroje rozcházejí. Stránky České agentury pro standardizaci odklad zatím nereflektují a část odborného tisku uvádí, že školy atestovaný systém mít nemusí vůbec. Než na tom postavíte výběr, ověřte si stav u zřizovatele nebo u příslušného státního oblastního archivu. Je to jedna otázka v mailu a ušetří vám nákup, který jste nemuseli udělat teď.
Co udělat dřív než nákup
Pořadí, ve kterém to školy dělají, bývá obrácené. Nejdřív se vybere systém, pak se zjistí, že chybí to, co se do něj mělo nastavit.
- Zjistěte, jestli se vás povinnost týká. Rozhoduje právní subjektivita, ne typ zařízení na první pohled.
- Projděte spisový a skartační řád. Musí odpovídat tomu, co škola doopravdy dělá, a ne tomu, co se opsalo před deseti lety. Tohle je nejvíc práce z celého seznamu.
- Vyjasněte si role. Kdo eviduje, kdo vyřizuje, kdo předává do spisovny. V malé škole to bývá jeden člověk, a i tak to má být napsané.
- Vyřešte datovou schránku a podatelnu. Většina dokumentů chodí odtud a ruční přepisování do systému je první místo, kde evidence začne kulhat.
- Teprve pak vybírejte systém. S hotovým spisovým řádem v ruce se dodavatelů ptáte úplně jinak.
- Počítejte se zaškolením. Systém obsluhuje sekretariát nebo vedení, ne IT oddělení, které škola nemá.
Metodickou podporu k tomu dává Střední článek podpory ministerstva školství, který na to v roce 2026 pořádal školení po krajích. Dotazy berou na adrese stredniclanek@msmt.gov.cz a je to levnější první krok než konzultace u dodavatele.
Kolik času na to zbývá
K 1. lednu 2027 zbývají zhruba čtyři měsíce. Na nákup softwaru je to dost. Na revizi spisového řádu, dohodu se zřizovatelem a zaškolení lidí, kteří mají na starosti i všechno ostatní, to tolik není.
Pokud tedy patříte mezi školy, kterých se to týká, nejlevnější krok je udělat hned teď bod jedna a dva z předchozího seznamu. Oba jsou zadarmo a oba určí, jak drahý bude zbytek.
Časté otázky
Týká se povinnost mateřských škol?
Netýká. Ministerstvo školství uvádí mateřské školy mezi zařízeními, která jsou z povinnosti vyňata, spolu s výchovnými a ubytovacími zařízeními a zařízeními školního stravování.
Musí mít škola od ledna 2027 atestovaný systém?
Povinnost vést spisovou službu elektronicky a povinnost používat atestovaný systém jsou dvě různé věci. Atestační povinnost pro úřady se má odsunout za rok 2029, ale ten odklad zatím leží v Poslanecké sněmovně. U škol se navíc zdroje rozcházejí, proto doporučujeme ověřit stav u zřizovatele nebo státního oblastního archivu.
Stačí ukládat dokumenty do sdílené složky?
Nestačí. Systém musí vést průkaznou evidenci celé cesty dokumentu od doručení přes číslo jednací a vyřízení až po skartační řízení. Soubory na disku tohle nedoloží.
Co je na přechodu nejnáročnější?
Spisový a skartační řád a to, co se s dokumentem děje po vyřízení. Nákup softwaru bývá ta snazší část.
